To usługa, która umożliwia firmie odbieranie korespondencji na jeden adres, odbieranie połączeń telefonicznych i faksów oraz obsługę połączeń przychodzących. Czasami obejmuje również usługi sekretarskie, wynajem sal konferencyjnych i organizację spotkań biznesowych. Czasami pojęcie to jest interpretowane jako organizacja biura i komunikacja między pracownikami a klientami wyłącznie przez Internet.
Często firmy zajmujące się wirtualną komunikacją oferują dodatkową usługę, zapewniając obsługę prawną lub księgową. Szczególną cechą tej komunikacji jest możliwość założenia przedstawicielstwa za granicą, zarejestrowania numeru telefonu, adresu i numeru faksu.
Cechy usługi
Biuro wirtualne Warszawa umożliwia tani i szybki kontakt z klientami firmy w ich miejscach zamieszkania, niezależnie od lokalizacji siedziby. Jest to korzystne dla reputacji firmy, zwłaszcza jeśli adresy i numery wskazują na lokalizację pomieszczeń biurowych w centrum miasta. Tymczasem prawdziwe biuro może znajdować się w znacznie tańszej okolicy lub w innym kraju.
Możliwe jest również wykorzystanie numeru wirtualnego do przekierowania rozmowy z jednego kraju do drugiego za pomocą jednego numeru do Skype lub innych systemów komunikacyjnych. Technologia z IP PBX pozwala na znaczne rozszerzenie funkcjonalności zwykłego numeru wirtualnego o tworzenie systemu przekierowań, monitorowanie historii połączeń, nagrywanie rozmów, tworzenie czarnych list określonych numerów, przechwytywanie połączeń abonenckich.
Zalety technologii:
- Tańsze usługi sekretarskie;
- Możliwość sprawdzenia efektywności prowadzonej działalności;
- Wąski personel;
- Praca pracowników zdalna: przedstawicielstwo firmy znajduje się w innych miastach lub krajach;
- Poprawa reputacji firmy dzięki prestiżowym numerom, korzystanie z usługi call-center;
- Przystępne stawki za usługi techniczne w zakresie kopiowania, faksowania, drukowania, wygodnej pracy z przestrzenią internetową.
Wady technologii:
- Czasami pod tym samym adresem zarejestrowanych jest kilka firm;
- Nierzetelne usługi dostawcy z powodu braku regulacji prawnych.
Podsumowanie
Elektroniczne biuro i wirtualne biuro to synonimy usługi świadczonej głównie przez centra biznesowe dysponujące odpowiednim sprzętem i oprogramowaniem oraz zasobami ludzkimi. Pierwsze na świecie elektroniczne / wirtualne biuro zostało założone w 1980 roku przez Alpha Mofferidge’a, przedsiębiorcę z Australii, który założył firmę Servcorp z subiektywnym przekonaniem, że współczesny biznes po prostu nie potrzebuje fizycznego biura.
Oficjalnie terminy e-biuro i wirtualne biuro pojawiły się po raz pierwszy w artykule „The virtual office” dziennikarza Chrisa Kerna (USA), zamieszczonym w magazynie American Airlines „AmericanWay”, ale pod koniec ubiegłego wieku e-biuro i wirtualne biuro stały się popularne na poziomie boomu w Ameryce, Kanadzie, Europie, Japonii w sklepach internetowych, firmach konsultingowych, outsourcingowych, audytorskich i reklamowych, a od nowego tysiąclecia wraz z ekspansją centrów biznesowych i pakietów usług call-center stały się popularne także w Polsce.
