W dzisiejszym, dynamicznym środowisku biznesowym, wiele firm korzysta z rozwiązań opierających się na innowacyjności. Bez wątpienia takim elementem jest wirtualne biuro, które umożliwia skuteczne zarządzanie firmą bez konieczności posiadania fizycznego miejsca prowadzenia działalności. W poniższym materiale wskazujemy, jak działa wirtualna przestrzeń firmowa. Wyróżniamy zalety, możliwości i szanse, które stoją przed osobami decydującymi się na skorzystanie z takiej możliwości.
Co charakteryzuje wirtualne biuro?
Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga wyznaczenia adresu do korespondencji lub określenia miejsca siedziby firmy. Obowiązek ten dotyczy większości przedsiębiorstw i spółek funkcjonujących w państwach Unii Europejskiej. To z kolei rodzi potrzebę wynajęcia, nabycia powierzchni biurowej lub uzyskania stałego miejsca meldunku w kraju, w którym mamy zamiar zaangażować się zawodowo. Wiąże się to z ponoszeniem dużych kosztów za najem, wyposażeniem biura, drogim utrzymaniem nieruchomości, a niekiedy również z zatrudnieniem dodatkowego personelu. Rozsądną alternatywą w tym kontekście jest skorzystanie z usług biura wirtualnego. To nowoczesna opcja, która pozwala na uzyskanie atrakcyjnego adresu w ciekawej lokalizacji (na bazie legalnej umowy najmu), co może wpłynąć pozytywnie na poprawę prestiżu naszej marki.
Plusy korzystania z wirtualnego biura
Oprócz istotnych aspektów wizerunkowych, wirtualne biuro pozwala na uproszczenie wielu procesów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Stacjonarna recepcja odbiera korespondencję przychodzącą na podany adres, co jest sporą oszczędnością czasu dla przedsiębiorcy. Biuro serwisowane może posiadać również przestrzeń co-workingową, która pozwala na stacjonarne realizowanie części prac – bezpośrednio pod wynajętą lokalizacją, np. kilka godzin tygodniowo. To szczególnie zalecana forma dla osób, które chcą utrzymać osobisty kontakt z kontrahentami. Wśród pozostałych zalet, które bezpośrednio można połączyć z wynajęciem zdalnej przestrzeni do prowadzenia firmy, wyróżnia się:
- dużą oszczędność finansową;
- zredukowanie kosztów obsługi korespondencji;
- uzyskanie prestiżowego adresu funkcjonowania firmy;
- możliwość korzystania ze wspólnych przestrzeni na miejscu;
- stałe wsparcie techniczne obsługi wirtualnego biura;
- dostęp do drukarek, szafek na dokumenty czy sal konferencyjnych.
Biuro wirtualne a działalność prowadzona za granicą
Korzystanie z wirtualnego biura jest szczególnie opłacalne dla osób pracujących zdalnie. Zalety płynące z takiej formy ustanowienia siedziby firmy są widoczne również w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw – chcących ograniczyć koszty i jednocześnie utrzymać profesjonalny wizerunek swojej marki. Co więcej, przedsiębiorstwa prowadzące działalność za granicą, na przykład w Holandii, mogą skorzystać z wirtualnego biura jako centralnego punktu obsługi korespondencji i kontrahentów. To szczególnie istotne z uwagi na rosnące koszty najmu nieruchomości, które w państwach zachodniej Europy i tak plasują się na bardzo wysokim poziomie. Zdalna lokalizacja jest jak najbardziej uznawanym adresem siedziby, dlatego nie powstaje w tym przypadku żaden problem natury prawnej.
Wirtualne biuro – podsumowanie. Czy warto?
Wynajęcie wirtualnej powierzchni biurowej polega na zakupie abonamentu krótko- lub długoterminowego. To wygodna forma uiszczenia opłat, która w niektórych formułach pozwala na rezygnację w dowolnym momencie korzystania. Reasumując, pozyskanie adresu dla firmy poprzez biuro wirtualne jest wartą do rozważenia opcją, szczególnie jeśli prowadzimy biznes online, działamy za granicą lub chcemy ograniczyć koszty związane z utrzymaniem biura stacjonarnego.