Wybór odpowiedniego oprogramowania dla firmy to często wyzwanie, zwłaszcza gdy pojawia się pytanie: czy lepszy będzie program do fakturowania, czy może program do księgowości? Oba narzędzia obsługują finanse przedsiębiorstwa, lecz zakres ich funkcji i przeznaczenie znacznie się różnią. Przyjrzyjmy się bliżej tym rozwiązaniom oraz temu, jakie korzyści i ograniczenia ze sobą niosą.
Czym charakteryzuje się program do fakturowania?
Programy dedykowane wystawianiu dokumentów sprzedażowych skupiają się przede wszystkim na generowaniu i zarządzaniu fakturami. Ich podstawową rolą jest ułatwienie procesu sprzedaży poprzez szybkie tworzenie faktur elektronicznych oraz papierowych. Przykładem mogą być systemy oferujące funkcjonalności w formie programu do fakturowania online – pozwalające na dostęp z dowolnego miejsca i urządzenia bez konieczności instalacji.
Tego typu oprogramowanie często umożliwia integrację z KSeF (Krajowym Systemem e-Faktur), co oznacza automatyczne przesyłanie wystawionych dokumentów bezpośrednio do urzędu skarbowego. Ułatwia to zachowanie zgodności z obowiązującymi przepisami oraz eliminuje ryzyko błędów wynikających z ręcznego raportowania.
Należy jednak pamiętać, że chociaż taki system świetnie radzi sobie z rejestracją przychodów i kontrolą płatności, nie zajmuje się prowadzeniem pełnej ewidencji księgowej ani rozliczeniami podatkowymi w szerszym zakresie. W praktyce więc program do fakturowania skupia uwagę na jednej istotnej części finansów firmy – sprzedaży – pozostawiając kwestie bardziej zaawansowane innemu oprogramowaniu.
Zakres działania programu do księgowości
Programy przeznaczone dla działów finansowych bądź biur rachunkowych oferują znacznie szersze spektrum funkcji niż te skoncentrowane tylko na wystawianiu faktur. Obsługują one pełną księgowość lub uproszczoną księgowość zależnie od potrzeb użytkownika oraz rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej.
Z ich pomocą można nie tylko tworzyć dokumenty sprzedażowe i zakupowe, ale także rejestrować koszty działalności, generować raporty podatkowe czy monitorować rozliczenia VAT i PIT. Program do księgowości wspiera proces zamknięcia miesiąca lub roku obrachunkowego, pozwala na analizę kondycji finansowej przedsiębiorstwa oraz archiwizację danych zgodną z wymogami prawnymi.
Dodatkowym atutem takich systemów bywa integracja z KSeF oraz innymi platformami fiskalnymi – choć zakres tej integracji może być różny w zależności od konkretnego rozwiązania. Istotne jest także to, że dzięki nim można łatwiej przygotować dokumentację dla biura rachunkowego lub samodzielnie prowadzić bardziej skomplikowaną ewidencję kosztów czy amortyzacji środków trwałych.
Uproszczona księgowość a pełna kontrola nad finansami
Dla wielu małych firm forma uproszczonej księgowości stanowi optymalny kompromis pomiędzy prostotą a wymaganiami prawnymi dotyczącymi prowadzenia rozliczeń. Programy dostosowane pod tę formę oferują wygodne narzędzia służące m.in. ewidencji przychodów i rozchodów wraz z podstawowymi zestawieniami podatkowymi.
Mimo to nawet takie wersje oprogramowania wykazują większą funkcjonalność niż typowy program do fakturowania online – umożliwiając między innymi kontrolę terminów płatności czy automatyczne przypomnienia o zobowiązaniach wobec urzędu skarbowego bądź ZUS-u.To właśnie te aspekty oddzielają proste narzędzia sprzedające dokumenty od kompleksowego wsparcia w zarządzaniu firmowymi finansami.
Kiedy wybrać który rodzaj programu?
Zastanawiając się nad odpowiedzią na pytanie czy program do fakturowania a może program do księgowości ? Należy zacząć od analizy potrzeb przedsiębiorstwa oraz stopnia jego zaawansowania operacyjnego. Jeśli firma dopiero zaczyna działalność albo koncentruje swoje działania głównie na sprzedaży usług lub produktów bez konieczności rozbudowanych rozliczeń podatkowych, prostsze narzędzie typu program do fakturowania online będzie zupełnie wystarczające.Praktyka pokazuje jednak, że wraz ze wzrostem obrotów rośnie potrzeba monitorowania różnych aspektów ekonomicznych związanych m.in. z kosztami stałymi czy amortyzacją majątku trwałego — wtedy już wygodniej sprawdzić się może właśnie specjalistyczny program do księgowości.
