Korzystanie z Krajowego Systemu e-faktur zawsze powinno wiązać się z przestrzeganiem określonych procedur. Są one niezbędne, aby wyeliminować ewentualne problemy, które mogłyby skutkować sankcjami. Jakie błędy najczęściej popełniają użytkownicy systemu i jak można je wyeliminować?
Błędy, których można uniknąć, czyli KSeF bez tajemnic
Obsługa KSeF może z perspektywy początkujących osób wydawać się dość skomplikowana. Dlatego warto – zwłaszcza na początku – dokładnie zaznajomić się ze sposobem działania tego systemu, eliminując w ten sposób ryzyko powstania poważnych błędów.
- Błędy strukturalne w fakturze XML. Ewentualne nieprawidłowości w pliku XML to problem, który często pojawia się u początkujących użytkowników. Można go wyeliminować poprzez ciągłe (regularne) aktualizowanie oprogramowania i korzystania z walidatorów XML przed wysłaniem dokumentu cyfrowego.
- Brak autoryzacji po stronie użytkownika. Jeśli z KSeF korzysta więcej osób, może dojść do sytuacji, w której nieuprawnione osoby nie będą mogły korzystać z pełni możliwości oprogramowania. Dlatego obowiązkiem administratora w firmie jest poprawne nadanie ról z uwzględnieniem poziomów dostępu w KSeF.
- Problem z integracją oprogramowania zewnętrznego (API). To częsty problem, który może utrudnić komunikację z serwerem. Można go rozwiązać poprzez skorzystanie z gotowych, przygotowanych wcześniej narzędzi, które są oferowane przez dostawców oprogramowania ERP.
- Opóźnienia w przesyłaniu faktur. Problem ten dotyczy zwłaszcza tych podmiotów, które wystawiają faktury w ostatniej chwili. Można go rozwiązać, wprowadzając wewnętrzne procedury, dzięki którym dokumenty będą wysyłane wcześniej.
- Błędy w podawaniu NIP-u i innych danych kontrahenta. To poważny problem, który najczęściej doprowadza do odrzucenia faktury. Można go wyeliminować poprzez wprowadzanie rozwiązań, które pozwalają na weryfikowanie danych kontrahenta podczas wprowadzania danych do systemu.
Co zrobić, aby nie popełniać błędów w KSeF?
W Polsce przysłowie „praktyka czyni mistrza” jest bardzo dobrze znane. W KSeF nie chodzi jednak o to, by uczyć się jego obsługi w toku użytkowania narzędzia, ale już wcześniej wiedzieć, jak ono funkcjonuje i w jaki sposób należy wyeliminować błędy, które wiążą się z ryzykiem określonych konsekwencji prawnych oraz skarbowych.
Ciekawą opcją, która może znacząco pomóc w obsłudze tego narzędzia, jest szkolenie KSeF. Jednym z podmiotów, który może go zorganizować, jest Fundacja Rozwoju Rachunkowości.
W trakcie prowadzonych zajęć słuchacze dowiedzą się m.in.:
- czym jest krajowy system e-Faktur, kiedy jest on obowiązkowy, a kiedy dobrowolny,
- czym jest faktura ustrukturyzowania (przedstawienie wzorców, najważniejszych informacji itd.),
- które podmioty są uprawnione do korzystania KSeF i jak wygląda nadawanie uprawnień w aplikacji,
- jak wystawiać faktury w sytuacji awarii, serwisu lub innej sytuacji kryzysowej,
- jak wystawiać i rozliczać faktury korygujące od lutego 2026 roku,
- jak dokonywać płatności do faktury strukturyzowanej,
- jakie są sankcje w przypadku nieprawidłowego korzystania z KSeF od stycznia 2027 roku,
- jak wdrożyć KSeF w biurach rachunkowych oraz w innych podmiotach gospodarczych,
- jakie są najczęstsze pytania i wątpliwości dotyczące funkcjonowania KSeF,
- jakie działania w organizacji wykonać w celu przygotowania się do wdrożenia KSeF,
- jakie korzyści niesie ze sobą korzystanie z faktur strukturyzowanych.
Przygotuj się do pracy z KSeF – zdobądź przewagę na rynku pracy
Szkolenie KSeF to szansa na zdobycie kompleksowych umiejętności ułatwiających korzystanie z tego narzędzia w przyszłości. Dzięki nim można nie tylko poradzić sobie w trakcie sytuacji kryzysowej lub awarii, ale też zdobyć przewagę na rynku pracy. Jeśli chcesz odnieść sukces w dziale rachunkowym, podatkowym lub handlowym, znajomość tego oprogramowania może być kluczowa dla Twojej kariery.
Więcej informacji na temat szkoleń z KSeF znajdziesz na podstronie Fundacji Rozwoju Rachunkowości: https://www.frr.pl/szkolenie/1721/ksef. Być może jest to klucz do Twojego zawodowego sukcesu.
